Cómo hacer la convocatoria de una carrera

La convocatoria es el documento oficial que anuncia tu carrera y resuelve de un vistazo las dudas del competidor. Una buena convocatoria te ahorra cientos de mensajes de "¿dónde me inscribo?" y "¿qué incluye?". Aquí tienes qué debe contener, con ejemplos reales y los errores que más vemos.

Qué debe contener

• Identidad: nombre del evento y edición, logo, organizador y, si aplica, el aval deportivo.
• Cuándo y dónde: fecha, hora de salida de cada distancia, sede con dirección exacta y un mapa del circuito (liga a Google Maps o imagen de la ruta).
• Distancias y categorías: cada distancia (5K, 10K, 21K…), ramas y categorías por edad y género, con la premiación por categoría.
• Inscripción: el enlace donde se inscriben, el costo por distancia y por etapa (preventa/general), las fechas límite, el cupo y qué incluye el kit (playera, número, chip, medalla).
• Pago: los medios de pago y, si reciben transferencia, la cuenta o CLABE donde depositar, más la política de reembolso.
• Entrega de paquetes: dónde y cuándo se recogen (la expo) y qué documento presentar.
• Reglas y requisitos: edad mínima, límites de tiempo y reglas básicas de la competencia.
• Carta de exoneración: el deslinde que el competidor acepta al inscribirse. Aquí explicamos qué debe incluir.
• Servicios: hidratación, guardarropa, baños, estacionamiento y servicio médico.
• Salida por bloques: los bloques u olas de salida (según el tiempo estimado) y la indicación de arrancar en el que te toca.
• Cómo se toman los tiempos: el chip de cronometraje y los tapetes de control, aclarando que los resultados en vivo son preliminares —los oficiales se publican después.
• Tiempo límite: el paso máximo permitido y que un vehículo "escoba" cierra la ruta.
• Reglamento aplicable: bajo qué reglas corre el evento (por ejemplo, World Athletics / Mundo de Atletismo) y el aval, si lo tiene.
• Talla de playera: aclara que la talla que piden es solo con fines estadísticos y no se garantiza.
• Cláusula de cierre: que lo no previsto lo resuelve el comité organizador y sus decisiones son inapelables.
• Contacto: correo, WhatsApp y redes para dudas.

Los errores más comunes

Olvidar la carta de exoneración, no poner el mapa del circuito ni los horarios de salida, no decir claramente dónde depositar, y mezclar la fecha de cierre de inscripciones con la del evento. Otro error frecuente: publicarla solo como imagen o PDF. Conviene tenerla también en texto para que se pueda buscar en Google, leer bien en el celular y actualizar sin rehacer el diseño.

Ejemplos reales

Para inspirarte, revisa convocatorias oficiales de eventos grandes: Maratón de la Ciudad de México y Medio Maratón (21K) de la CDMX. Fíjate cómo ordenan distancias, categorías, premiación y reglas.

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